3. De integrale ontwerpbenadering

De integrale ontwerpbenadering is een manier om organisaties als geheel te ontwerpen of te vernieuwen, waarbij strategie, omgeving, techniek, werk en mensen samen worden bekeken. Een belangrijk uitgangspunt: zelfsturing en teams zijn middelen, geen doelen.

Tien uitgangspunten

1. Relatie met de omgeving. Organisaties functioneren in interactie met hun omgeving. Strategie en eisen uit de omgeving bepalen het ontwerp. Gesloten systeemdenken werkt niet meer.
2. Organizational choice. Er is geen beste manier van organiseren; organisaties maken bewuste keuzes in hun structuur. De benadering zet zich af tegen het taylorisme, waar taaksplitsing tot suboptimalisatie leidt. Doel is joint optimization van het technische én het sociale systeem.
3. Integraal denken en joint optimization. Sociale problemen komen vaak voort uit technische keuzes, en techniek werkt niet zonder aandacht voor mensen. Regelcapaciteit moet liggen waar verstoringen ontstaan. Een hulpmiddel hierbij is de variantiecontrolematrix. De organisatie wordt ontworpen als één samenhangend geheel.
4. Ontwerpspecificaties. Eisen uit strategie en omgeving worden vertaald naar het ontwerp, op basis van het primaire proces (waarom de organisatie bestaat) en functie-eisen (kwaliteit van organisatie, arbeid en relaties).
5. Combineren van eisen. Drie soorten kwaliteit worden tegelijk nagestreefd (zie tabel). De structuur bepaalt wat mensen mogen beslissen.
6. Betrokkenheid bij het werk. Betrokkenheid is belangrijker dan tevredenheid. Betrokkenheid betekent invloed, verantwoordelijkheid en meedenken.
7. Complexiteitsreductie en requisite variety. Veel taaksplitsing leidt tot veel afstemming en weinig regelruimte. De oplossing: bredere taken, minder interfaces en meer lokale regelcapaciteit. Complexiteitsreductie is een middel, geen doel. Requisite variety: de organisatie moet net zo flexibel (gevarieerd) zijn als haar omgeving.
8. Structuurdenken. Structuur is de groepering en koppeling van activiteiten, op micro- (werkplekken), meso- (teams) en macroniveau (afdelingen). Het doel is een functionele, niet een maximale structuur.
9. Productie- en besturingsstructuur. De productiestructuur is de verdeling van het uitvoerende werk; de besturingsstructuur is de verdeling van regel- en besliswerk. Organisaties zijn netwerken van werkplekken.
10. Ontwerpen en veranderen. Eerst wordt het ideale ontwerp bedacht (het "luchtkasteel"), daarna wordt dit vertaald naar de praktijk. Medewerkers moeten meeontwerpen; dat levert draagvlak op en benut lokale kennis.

Drie soorten kwaliteit

Naast de KvdO zijn KvdA en KvdAR net zo belangrijk. Een ontwerp dat alleen efficiënt is maar het werk verschraalt, voldoet niet.

Regelniveaus in de organisatie

Naast de productiestructuur onderscheidt het college drie soorten regelen:

• Operationeel regelen: het oplossen van problemen bij de dagelijkse werkzaamheden. In een ideale wereld is er geen operationeel regelen nodig, omdat er dan geen verstoringen zijn.
• Inrichtingsregelen (innovatiestructuur): de organisatie op een bepaald aspect opnieuw inrichten. Vernieuwingen worden bedacht, ontwikkeld, klaargemaakt voor invoering en ingevoerd, bijvoorbeeld automatisering. Problemen die in het voorbereiden en maken steeds terugkomen, vragen hier om een structurele oplossing, zoals een aangepast product.
• Strategisch regelen: doelen stellen, zoals wat (hoeveel) er geleverd wordt, de levensvatbaarheid, en de KvdO, KvdA en KvdAR.

Logica van het ontwerpproces

Het ontwerpproces is iteratief en integraal. De stappen zijn:

1. Systeemgrens bepalen: wat ga je herontwerpen en wat niet (alle units of maar één)?
2. Missie en doelen: deze leveren de ontwerpeisen voor de structuur; de missie moet gerealiseerd worden.
3. Ontwerpspecificaties opstellen.
4. Structuurontwerp: eerst de productiestructuur van macro naar meso naar micro, daarna de besturingsstructuur van micro naar meso naar macro.
5. Systeemontwerp: productiesystemen, voorbereidende, ondersteunende, besturings- en informatiesystemen. Eerst de structuur, dan de systemen; anders krijg je een Longwall-fiasco.
6. Ontwikkeling: ontwikkeling in gedrag, mentaliteit, cultuur en leiderschap.

Praktisch begin je een ontwerp door de systeemgrens te kiezen en te tekenen, en daarna de in-, door- en uitvoer ofwel de klantenorderstroom in beeld te brengen.